Probablemente hayas escuchado hablar de varias herramientas y soluciones que ayudan a automatizar diversas funciones en la API empresarial de WhatsApp.
Sin embargo, si usas WhatsApp individual o la aplicación WhatsApp Business en tu teléfono, aún puedes utilizar la automatización de WhatsApp para agilizar tus flujos de trabajo.
Cooby te permite automatizar transmisiones de WhatsApp, recordatorios y otras funciones sin tener que lidiar con los desafíos de la API de WhatsApp Business. Tras conocer los conceptos básicos, lo exploraremos en detalle.
¿Qué es la automatización de WhatsApp?
La automatización de WhatsApp es el proceso de automatizar tareas o conversaciones para usar WhatsApp de forma eficiente a medida que escalas tus interacciones. Te permite ahorrar tiempo y concentrarte cuando tus chats aumentan, y permite que la tecnología haga tus flujos de trabajo más rápidos y efectivos.
Las empresas usan la automatización de WhatsApp para casos de uso en marketing, ventas y colaboración en equipo. Con su ayuda, puedes:
- Contactar a varios usuarios a la vez para transmitir un mensaje garantizando la personalización.
- Sincronizar automáticamente el chat con tu software de gestión de relaciones con clientes para mantener todas las conversaciones en un solo lugar.
- Configurar recordatorios para priorizar tareas en WhatsApp.
La automatización de WhatsApp se encarga de las tareas y actividades rutinarias para que puedas concentrarte en flujos de trabajo más críticos que aporten el máximo beneficio en tu función.
Cómo automatizar WhatsApp (+ Ejemplos)
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Automatiza las transmisiones de WhatsApp garantizando la personalización
Esto se conoce como transmisión de WhatsApp. Es recomendable usar esta función con cuidado, ya que el uso excesivo puede llevar a la suspensión de una cuenta de WhatsApp, sin importar qué herramienta uses sobre WhatsApp.
En Cooby, tus chats se agrupan en varias pestañas según su contexto o relevancia para ti. Por ejemplo, si eres un vendedor que usa WhatsApp para relacionarse con sus clientes, puedes tener "Clientes" como una de tus pestañas.
Con las funciones de transmisión de WhatsApp de Cooby, puedes automatizar el envío de mensajes a todos los chats de esa pestaña garantizando la personalización. Por ejemplo, cuando escribes "¡Hola {{display_name}}! Aquí tienes un ejemplo de transmisión de WhatsApp" en el mensaje.
Cooby completará automáticamente los nombres de visualización de los usuarios de WhatsApp en una pestaña específica, ayudándote a personalizar tu mensaje mientras contactas a varias personas a la vez.
Consejo: La transmisión de WhatsApp es excelente para compartir ofertas y descuentos con tus clientes según su etapa en el recorrido del comprador.
Cómo automatizar los mensajes de transmisión de WhatsApp
Sigue los pasos a continuación para automatizar los mensajes de WhatsApp.
- Abre WhatsApp Web con Cooby.
- Pasa el cursor sobre la pestaña donde deseas enviar un mensaje de transmisión y haz clic en los tres puntos.
- Selecciona "Transmitir a pestaña" y elige tu plantilla de mensaje.
- Asegúrate de que el interruptor de transmisión esté activado.
- Ordena los chats en pestañas personalizadas; los contactos se agruparán allí automáticamente tras ser enviados (espera un retraso de 10 a 30 segundos por seguridad).
- Adjunta archivos a tu plantilla, teniendo en cuenta que cada archivo debe pesar menos de 20 MB y que puedes adjuntar hasta 5 archivos.
- Haz clic en "Enviar" para comenzar la transmisión.
Cooby permite mensajes de transmisión ilimitados, pero enviar demasiados puede infringir las reglas antispam de WhatsApp.
Automatiza la sincronización de los chats de WhatsApp con tu CRM
Los chats de WhatsApp representan una parte considerable de las conversaciones con clientes. Si los agentes chatean con prospectos o clientes en WhatsApp usando un número de teléfono de la empresa, a menudo se espera que copien las conversaciones o tomen capturas de pantalla para luego subirlas al CRM.
Esto añade tareas administrativas innecesarias a su día a día, alejándolos de su función real: vender.
Cooby ayuda a automatizar estos flujos de trabajo administrativos, para que los gerentes tengan visibilidad completa sobre las conversaciones de WhatsApp y los agentes sean más productivos en ventas.
Para sincronizar automáticamente los chats de WhatsApp con tu CRM, debes integrar WhatsApp con tu herramienta de CRM.
Puedes integrar WhatsApp con HubSpot y Salesforce siguiendo unos pocos pasos sencillos. Consulta las guías de integración a continuación, que detallan de forma exhaustiva cada paso que debes seguir.
Tras seguir los pasos de la guía, sincronizarás automáticamente los chats de WhatsApp con tu software de CRM.
Automatiza recordatorios para priorizar las tareas definidas en WhatsApp
Los recordatorios de WhatsApp te ayudan a realizar las tareas que programaste en WhatsApp. Puede ser cualquier tarea, como enviar un mensaje de seguimiento a un prospecto o compartir materiales de marketing solicitados con clientes potenciales.
Con Cooby, puedes configurar fácilmente estos recordatorios para ti mismo. Cuando llegue el momento de realizar la tarea, recibirás automáticamente una notificación en tu WhatsApp Web.
Cómo recibir recordatorios automáticos en WhatsApp
Sigue los pasos a continuación.
- Abre WhatsApp Web con Cooby. Si no está activo, sigue las instrucciones de configuración proporcionadas anteriormente.
- Haz clic en el chat para el que deseas establecer un recordatorio.
- El ícono de recordatorio se encuentra en la ventana del chat. Al pasar el cursor sobre él, dirá "Recuérdamelo".
- Ingresa los detalles de la tarea, incluyendo la fecha, la hora y la descripción.
- Haz clic en "Guardar" para crear el recordatorio.
A medida que se acerca el evento, recibirás una notificación en la barra superior de Cooby, visible en la pestaña de notificaciones. Accede a ella haciendo clic en el ícono de campana en la barra superior.
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Beneficios de usar la automatización en WhatsApp
Existen diferentes beneficios de usar la automatización en WhatsApp, tales como:
Eficiencia
La automatización de WhatsApp permite a los usuarios centrarse en lo que es crítico para sus funciones en lugar de invertir tiempo y esfuerzo en tareas redundantes como transferir chats de WhatsApp a un CRM.
Los equipos pueden evitar compartir manualmente el mismo mensaje en diferentes chats. En su lugar, pueden apoyarse en la transmisión de WhatsApp de Cooby y usar plantillas para contactar a diferentes personas simultáneamente en una pestaña.
Participación del cliente
La automatización crea experiencias personalizadas para los clientes enviando mensajes y ofertas dirigidos según sus preferencias y comportamiento. Cooby ayuda a estas empresas a crear transmisiones de WhatsApp personalizadas mediante plantillas, promoviendo la confianza de los clientes en tu marca al ser menos intrusivo y más personalizado.
Escalabilidad
La automatización de WhatsApp mejora la capacidad de una empresa para escalar gestionando eficientemente las consultas y solicitudes de los clientes. Las empresas pueden usar la automatización para enviar recordatorios de WhatsApp, brindar respuestas rápidas y resolver problemas con agilidad.
Esto no solo optimiza las operaciones, sino que también garantiza que los clientes se sientan bien atendidos.
Conversación efectiva
La automatización de WhatsApp facilita que las empresas hablen con muchos clientes a la vez enviando mensajes personalizados rápidamente. Esto ayuda a las empresas a responder más rápido, cometer menos errores e involucrar más a los clientes.
Además, las empresas pueden rastrear y estudiar las interacciones con los clientes para comprender mejor sus necesidades y mejorar futuras conversaciones.
Colaboración
Una empresa funciona bien cuando todos trabajan juntos, como una máquina bien engrasada. La automatización de WhatsApp contribuye al trabajo en equipo facilitando la comunicación.
Con la automatización, los miembros del equipo reciben notificaciones y actualizaciones cuando se les menciona en una conversación. Esto reduce la necesidad de recordatorios manuales y acelera la colaboración.
Diferentes formas de usar la automatización de WhatsApp
Descubre las diferentes formas en que puedes usar la automatización de WhatsApp en tu negocio.
- Saluda a los nuevos clientes. Crea una primera impresión positiva ordenando los chats de nuevos clientes en una pestaña separada y enviando un mensaje de bienvenida. Usa una plantilla para preparar y enviar mensajes de saludo personalizados.
- Promociona descuentos y ofertas. Usa la automatización de WhatsApp para informar a los clientes sobre descuentos y ofertas. Ordena los chats de clientes en pestañas según datos demográficos. Utiliza la función de transmisión de Cooby para enviar mensajes personalizados a todos los clientes en pestañas específicas de forma eficiente.
- Garantiza que no se pierda ningún seguimiento. Programa recordatorios para seguimientos importantes, especialmente en sectores como la salud. Lleva un registro de todas las tareas de seguimiento para asegurarte de que ninguna quede pendiente.
- Ejecuta campañas de WhatsApp. Crea campañas de WhatsApp dirigidas para alcanzar a tu audiencia. Organiza los chats en pestañas según datos demográficos, intereses o comportamiento y lanza las campañas.
- Sincroniza conversaciones y contactos con el CRM. Optimiza los flujos de trabajo integrando WhatsApp con HubSpot y Salesforce. Asegúrate de que todas las conversaciones con clientes estén registradas y rastreadas en un lugar centralizado. Cooby te ayuda a sincronizar conversaciones, contactos y negocios de WhatsApp directamente desde dentro de WhatsApp.
- Crea notas para los equipos en WhatsApp. Notifica rápidamente a los miembros del equipo sobre asuntos importantes de clientes sin errores. Cooby te permite crear y compartir notas dentro de WhatsApp usando etiquetas para notificar a los miembros del equipo.
- Automatiza el cobro de pagos. Envía mensajes de recordatorio a clientes con pagos pendientes. Ordena a los clientes con pagos vencidos en una pestaña y transmite un mensaje de recordatorio. Esto ahorrará tiempo y esfuerzo en el proceso de cobro de pagos.
- Recupera carritos abandonados. Ordena a los clientes que han abandonado sus carritos y envíales mensajes con plantillas. Aborda cualquier dificultad que puedan estar enfrentando para fomentar la finalización de la compra.
- Comunica retrasos y mensajes de ausencia. Con las transmisiones de WhatsApp, mantén a los clientes informados sobre retrasos o situaciones de ausencia.
Automatiza WhatsApp con Cooby
Cooby permite a las empresas escalar sus interacciones de WhatsApp con los clientes y las empodera para gestionar estas relaciones. Las transmisiones, los recordatorios, la integración y las notas hacen que tus equipos sean más productivos al relacionarse con los clientes en lugar de navegar por las redundancias de estos flujos de trabajo.
Prueba las funciones de automatización de Cooby para que WhatsApp trabaje para tu negocio.
