O Inbox Zero surgiu como uma forma de gerenciar e-mails para pessoas hiperprodutivas. Agora ele foi além dos e-mails, à medida que a Cooby apresenta o Inbox Zero no WhatsApp pela primeira vez.
Em um mundo onde as mensagens estão constantemente fervilhando ao seu redor, você precisa de uma maneira melhor de gerenciá-las mantendo a tranquilidade. Estabelecer conexões com as pessoas não precisa ser estressante. O Inbox Zero elimina o estresse e ao mesmo tempo capacita você a criar conexões mais fortes com seus clientes, investidores, parceiros, prestadores de serviço e qualquer pessoa importante para você e para o seu trabalho.
Vamos mergulhar mais fundo no conceito e desbloquear uma produtividade incomparável quando você estiver no trabalho.
O que é Inbox Zero?
Inbox Zero é uma abordagem para aumentar a produtividade, mantendo nenhuma mensagem não lida ao final do seu dia. Significa que você passou por todas as conversas e respondeu, adiou ou encerrou todas elas para esvaziar sua caixa de entrada.
É uma estratégia de produtividade para se sentir menos sobrecarregado e focar mais nas conversas importantes. A tranquilidade reduz qualquer ansiedade com mensagens e mantém você atento às comunicações críticas para o seu negócio. Cal Newport, autor de Deep Work, defende o Inbox Zero e diz: "É fundamental para ser produtivo."
Apresentando o Inbox Zero no WhatsApp pela primeira vez
De acordo com estatísticas, o WhatsApp tem uma taxa de abertura de 98% em comparação com 21,5% dos e-mails. Muitas empresas modernas usam o WhatsApp para estabelecer relacionamentos mais próximos com clientes. Com essa mudança de preferência, o WhatsApp se tornou uma ferramenta diária para equipes de atendimento ao cliente, que passam incontáveis horas nele para engajar e dar suporte aos seus clientes.
Wen Shaw, CEO e Cofundador da Cooby, reconheceu essa mudança e decidiu trazer o Inbox Zero para o WhatsApp. É um recurso indispensável para usuários do WhatsApp que querem ser mais produtivos e eficientes.
Você pode encerrar conversas para marcá-las como concluídas, removendo-as da visualização. Essas conversas reaparecem quando há uma nova mensagem. Além disso, você pode adiar e colocar conversas em soneca para tratá-las depois. Há várias outras coisas que você pode fazer com a Cooby para experimentar o Inbox Zero definitivo no WhatsApp.
O Sr. Shaw diz: "Inbox Zero não é sobre contar mensagens na sua caixa de entrada; é sobre libertar sua mente das garras da caixa de entrada, para que você possa pensar, criar e viver sem distrações digitais."
Depois de tratar de todas as conversas e tomar as ações relevantes, não há mensagens na sua caixa de entrada esperando para capturar sua atenção quando você terminar o dia! Isso ajuda a limpar as distrações digitais e a liberar espaço mental para pensar e agir.
Como alcançar o Inbox Zero no WhatsApp
Embora o conceito tenha sido originalmente desenvolvido para gerenciar e-mails, ele também pode ser aplicado a outras formas de comunicação, incluindo o WhatsApp.
Inbox Zero é sobre triar suas conversas com as ações apropriadas para limpar sua caixa de entrada super rápido. Baixe a Extensão do Chrome da Cooby no seu dispositivo para começar sua sequência de Inbox Zero e siga estes cinco passos. Para cada conversa, você executa uma das seguintes ações:
- Responda e encerre a conversa se ela levar apenas 30 segundos
- Adie e coloque em soneca as conversas se você não puder ou não quiser responder imediatamente
- Marque com estrela uma conversa se ela for importante
- Arquive a conversa se você achar que ela é barulhenta
- Classifique as conversas em uma aba se você quiser dividir e conquistar sua caixa de entrada
Alcançar o Inbox Zero no WhatsApp não é um evento único, mas um processo contínuo. Você deve tentar alcançar uma sequência interminável de inbox zero para desfrutar de foco e produtividade completos.
Abaixo estão algumas boas práticas para alcançar o Inbox Zero no WhatsApp.
- Silencie conversas que causam ruído e distração.
- Defina lembretes para responder depois ou coloque em soneca conversas que não precisam de atenção imediata.
- Use a caixa de Pesquisa para localizar mensagens ou informações específicas necessárias para responder a uma conversa e encerrar conversas mais rapidamente.
- Considere sair de grupos em que as pessoas enchem o saco com saudações, promoções ou qualquer coisa que nem seja relevante para você ou para o seu negócio.
Por que o Inbox Zero se tornou um recurso indispensável para usuários do WhatsApp
O Inbox Zero ajuda os usuários do WhatsApp a se manterem produtivos, organizados e operando no auge do desempenho. Abaixo estão alguns motivos pelos quais ele é indispensável para os usuários do WhatsApp.
Elimine a bagunça
Uma caixa de entrada transbordando é avassaladora para muitos. Está bagunçada. E, quando as pessoas veem a bagunça, suas mensagens tendem a se atrapalhar, enquanto frequentemente se perguntam o que dizer.
A situação foge ao controle. Por outro lado, o Inbox Zero dá uma noção clara de prioridade na qual você deve responder a mensagens importantes, aumentando sua produtividade e eficiência na comunicação.
Desempenho no auge
O WhatsApp não foi construído para equipes de vendas ou de atendimento ao cliente. Quando se torna caótico, impacta o desempenho da sua equipe. Distrações digitais roubam sua atenção das tarefas em mãos. Leva tempo para você voltar aos trilhos novamente.
Quando essas distrações se tornam algo diário, impactam o seu desempenho e, em última análise, afetam as métricas do negócio. Utilizar a abordagem do Inbox Zero para gerenciar conversas o capacita a estar focado, preparado e no controle do seu trabalho. Isso ajuda você a estar totalmente engajado e a ter o melhor desempenho.
Evite oportunidades perdidas
As mensagens do WhatsApp são como gotas de chuva. Você pode gostar de vê-las caindo do céu. Mas quando atingem o solo, escoam para o ralo. Em um papel de atendimento ao cliente, você não pode deixar suas mensagens do WhatsApp vazarem, pois podem ser oportunidades perdidas.
Com uma caixa de entrada mais focada, você tem o luxo do tempo e da atenção indisputada para decidir se responde agora ou depois. Clientes em potencial esperam uma resposta mais rápida. Dar uma resposta rápida lhes dá um vislumbre do futuro, no qual você não medirá esforços para apoiá-los como seus clientes.
O Inbox Zero o capacita a permanecer atento a cada conversa que pode se tornar uma oportunidade.
Melhore a comunicação
A comunicação é fundamental para qualquer relacionamento comercial. A forma como você a gerencia diz muito sobre os rumos que sua empresa tomará no futuro previsível. Atender a cada comunicação comercial no prazo ajuda a fortalecer o relacionamento com o cliente.
O Inbox Zero o mantém longe de distrações para que você possa atender a cada comunicação e definir referências incomparáveis de tempo de resposta.
Seja verdadeiramente assíncrono
A mensagem no WhatsApp é uma comunicação assíncrona. No entanto, um WhatsApp caótico deixa de ser assíncrono. O dia todo, você recebe mensagens de clientes, grupos, membros internos da equipe, amigos e familiares. São mensagens de pessoas com quem você se importa. Sempre que uma conversa cai na sua caixa de entrada, ela tem o potencial de causar ansiedade com mensagens.
Mesmo quando você já alcançou o Inbox Zero mais cedo no dia, a ansiedade o obriga a mergulhar de volta nos domínios da ferramenta de mensagens e ter uma comunicação um tanto síncrona.
De acordo com um artigo de pesquisa, "mesmo interrupções breves podem perturbar significativamente os fluxos de trabalho, e pode levar 23 minutos e 15 segundos para voltar à tarefa original." Claro, todos nós já sentimos a necessidade de responder a uma mensagem enquanto fazemos algum trabalho crítico. E quando o fazemos, frequentemente retornamos ao trabalho primário depois de muito tempo.
Ao praticar o Inbox Zero diariamente, você adquire o hábito de tratar várias mensagens de uma vez e não deixar nenhuma conversa sem ser atendida. Com esse hábito, você se sentirá menos obrigado a responder às mensagens conforme elas chegam, a menos que esteja em um papel de atendimento ao cliente.
Alcançando o Inbox Zero: olhando para o passado enquanto espiamos o futuro
O conceito fundamental de alcançar o Inbox Zero permanece o mesmo do passado para o presente. Será o mesmo no futuro. No entanto, as maneiras de alcançá-lo irão evoluir. Antes, o Inbox Zero era uma abordagem limitada à comunicação por e-mail. Ela expandiu suas asas sobre o WhatsApp, o Slack e outros canais de mídia social.
A busca humana por produtividade e eficiência impulsiona conceitos como o Inbox Zero a se tornarem mais abrangentes e inclusivos. Quando se trata do WhatsApp, a Cooby tem sido uma porta-estandarte e uma luz orientadora para as pessoas que se esforçam para replicar a abordagem do Inbox Zero nas conversas do WhatsApp.
A forma da Cooby de alcançar o Inbox Zero no WhatsApp: uma abordagem futurista
A Cooby oferece uma maneira fácil de alcançar o Inbox Zero. Você pode revisar todas as conversas, encerrá-las respondendo ou colocá-las em soneca para tratá-las depois.
No entanto, responder ou encerrar conversas envolve uma variedade de tarefas e atividades a serem executadas. A Cooby apoia você em vários cenários possíveis para alcançar o Inbox Zero
Lembretes do WhatsApp
A Cooby equipa o WhatsApp com recursos como lembretes. Suponha que, no seu caminho para alcançar o Inbox Zero, você caia em uma conversa em que precisa enviar um arquivo antes de uma data definida. Colocar essa conversa em soneca pode não ser o melhor caminho, pois o remetente espera um reconhecimento, especialmente quando se trata do seu cliente.
Você pode adicionar um lembrete para si mesmo no WhatsApp Web equipado com a Cooby para enviar o arquivo antes do prazo definido. Reconheça a mensagem e encerre a conversa para seguir em frente.
Integrações com CRM
O Inbox Zero é mais do que simplesmente ter zero mensagens na sua caixa de entrada quando o seu dia termina. É uma forma de garantir que você dê tanto foco a uma conversa quanto ela merece. Isso parece complicado quando tarefas administrativas pulam rapidamente entrando e saindo da sua mente, por exemplo, atualizar o CRM com as conversas do WhatsApp.
A Cooby ajuda você a sincronizar as conversas do WhatsApp com o seu CRM, automatizando o trabalho manual. Além disso, você pode escolher quais conversas sincronizar, mantendo suas conversas tão privadas e seguras quanto deveriam ser.
Em direção a uma comunicação mais eficaz e eficiente
No geral, a Cooby não só oferece uma forma de chegar ao Inbox Zero, como também o capacita com as ferramentas e funcionalidades necessárias e essenciais para alcançar o Inbox Zero mais rapidamente. Ela aprimora a abordagem original para ser mais abrangente e integrada para todos os defensores incondicionais da produtividade e da eficiência.
Deixe a Cooby turbinar o seu WhatsApp para conversas mais eficazes e eficientes.
